Sektörüyle ilgili bir fuara katılmaya karar veren markalar önce organizatör fuarcılık firmasından yer satın alarak işe başlarlar.İkinci adımda stand kurulumu için bir mimarlık ofisiyle anlaşırlar. Yer ve stand kurulumu konularını çözen markalar son olarak fuar catering şirketine karar verirler.
Fuar catering şirketleri 1 ana ofis,1 depo 1 imalathaneye sahip olmalıdır. Ana ofisinde yöneticileri müşteriler ile kontak kurar marka yöneticileri ve müşteri temsilcileri de markalarla mailleşme sürecinde görev alırlar. Depoda fuar catering şirketleri fuar alanında kullanacakları ekipmanları bulundurur. Bu ekipmanları şöyle sıralayabiliriz: Mini Buzdolabı,su sebili,porselen tabak bardak fincanlar,çay kazanları,çay kahve otomatları ve soğuk sıcak içecek stokları vs. Bazı fuar catering şirketleri ekipman kiralama hizmeti de verdiğinden depolarında masa,sandalye,oturma grupları,Lcd televizyonlar,ses sistemleri de bulundururlar. Son olarak imalathaneden bahsedebiliriz. Sayıları çok az olsa da bazı fuar catering şirketleri fuardaki ikramlarını kendi üretir. İmalathanedeki mutfak alanında pasta kurabiye ve ara sıcakların üretimini yapar. İmalathanesi olmayan fuar catering şirketleri ise bir pastane ile anlaşmalı olarak bu hizmeti müşterilerine sunar.
En çok fuar catering şirketi İstanbul’da yer alır. İstanbul’dan sonra en çok fuar catering şirketi İzmir’de yer alır. İstanbul ve İzmir düzenlenen fuar sayısı bakımından ülkemizin zirvesindedir. Fuar catering şirketleri ofislerini fuar alanlarına yakın yerlerden tutarlar. Mesela İstanbul Tüyap Fuar Merkezindeki fuarlara catering hizmeti veren şirketler İstanbul Avrupa Yakası’nda Bakırköy Avcılar Beylikdüzü Büyükçekmece ilçelerine yakın yerlerdedir. Bu yakınlık hizmetin aksamamasını sağlayarak memnuniyetin kalıcılığına katkıda bulunur. Yine aynı şekilde İzmir fuar catering şirketleri Gaziemir fuar alanına yakın lokasyonları tercih ederler.
Fuara katılacak firmalar-markalar, fuar catering şirketlerinin vergi levhalarına,ticaret odası kayıtlarına,gıda üretim belgelerine ve daha önce yaptıkları işlere yani referanslarına bakarak ancak sağlıklı bir hizmet alabilirler.