Fuar catering hizmeti almak isteyen şirketlerin fuardan önce irtibata geçip fuar boyunca hizmet aldıkları yerlerdir. Firmalar fuardaki yiyecek içecek ihtiyaçlarını bu yiyecek ve içeceklerin servisi muhafazası ve sunumu için gerekli olan ekipmanları ile servisi yapacak olan personellerin tamamını fuar catering ajanslarından tek seferde topyekün olarak temin ederler.Fuar catering ajansı ile irtibta geçme sürecini 3 başlıkta inceleyebiliriz.
1- Fuar Catering Ajansının Bulunması:
Fuara katılacak olan firmalar catering hizmetini alacakları ajansı internetten araştırma yaparak yada aynı sektörde aralarında dostluk olan meslektaş tavsiyesiyle belirlerler. Tavsiye yoluyla bulunan ajanslar süreçte en az sorun yaşanan ve en güvenilir olanlardır. İnternetten bulunan ajansın hata payı yüksektir. İnternetten aranarak teklif istenen ajanslar arasında referansları en kuvvetli olan genellikle tercih sebebidir.
2- Fuar Catering Ajansıyla Çalışma Süreci:
Firmalar fuar catering hizmetini alacakları ajansı seçtikten gerekli sözleşmeyi imzaladıktan sonra. Çalışacakları ajansa fuar alanındaki krokilerini mutfak metrekaresini ihtiyaç duyacakları servis personeli sayısını bildirirek işe başlarlar. Ayrıca fuardaki ekipmanlara da karar vermelidirler. Eğer firmanın fuar standında mutfak bankosu varsa içecek için karton yerine cam veya fincan bardaklar talep edebilir. Sonrasında firma ajansa fuar alanındaki masa sayısını söyleyerek ajansın tatlı tuzlu kurabiye ve unlu mamüller ile kuru yemiş miktarını ayarlamasına yardımcı olur.
3- Fuar Catering Hizmetinin Sonrası:
Bazı firmalar fuarın son günü catering hizmeti aldıkları ajansa bazı firmalar ise fuardan sonraki hafta ödeme yaparlar. Bu detay sözleşmede belirtilmiş olmasına rağmen genellikle iki tarafın esnekliğine bırakılmış olur. Fuarın son günü ajans tüm ekipmanlarını eksiksiz ve sağlam bir şekilde firma standından almalıdır. Aksi takdirde kırılan bozulan bir materyalde doğrudan firma sorumludur ve firma ajansın zararını karşılamakla yükümlüdür. Fuar sorunsuz bittiğinde gerekli ödemeler yapıldığında firma memnun kaldığında 1 yıl sonra yeniden aynı ajansla yoluna devam eder.